15 handige tools om je productiviteit te verhogen

Online-tools-productiviteit

Om mijn werk makkelijk te maken gebruik ik allerlei online tools. Vaak genoeg vertel ik anderen, gebruik dit eens, super handig. En is het niet leuk om deze tools eens op een rij te zetten en met je te delen? Doe er je voordeel mee. En leuk als je reageert met nog andere tips van tools die gebruiksvriendelijk, handig en betaalbaar zijn.

Producteev

ProducteevKen je producteev.com al? Handig takenlijst voor als je met anderen samenwerkt. Synchroniseert goed op ipad, iphone en via de webbrowsers bereikbaar. Je kan prioriteiten aangeven en taken op bepaalde dagen plannen. Ook kan je andere uit je team een taak geven. Binnen een taak kan je communiceren over de taak. En als een taak klaar is vink je hem af. Alle taken kan je terugvinden. Ook de afgeronde taken. Het gebruikersgemak vind ik goed.

www.producteev.com

Hootsuite en twitter app

Gebruik je meerdere twitteraccounts? Ik gebruik een combinatie van Hootsuite en de twitter app op mijn iphone om de accounts te beheren.

www.hootsuite.com

Evernote

EvernoteEvernote is handig voor het maken van notities. Je kan webpagina’s clippen. Geluid opnemen en allerlei trefwoorden aan je notities meegeven. Nadeel is dat de onbetaalde versie alleen in the cloud werkt. Je bestanden zijn dus niet bereikbaar als je offline bent. en als je vergeten bent waar iets op je computer staat dan zoekt je computer niet in de notities van evernote. Zo heb ik wel een flink gezocht naar iets waarvan ik het wist dat ik het ergens opgeschreven had. Voordeel is dat je als je online bent altijd bij je notities kan en niet afhankelijk bent van je eigen apparaat. Het onthouden van je loginnaam en wachtwoord is voldoende. Alhoewel dat soms een hele opgave kan zijn.

www.evernote.com

1PassWord

1PasswordOm mijn wachtwoorden te onthouden gebruik ik the app, 1password. Ik gebruik de onbetaalde versie hiervan. Deze is gelimiteerd tot een 20 of 25 accounts, maar als je een notitie aanmaakt, deze dubbel beveiligd met je hoofdwachtwoord dan kan je daarin al je wachtwoorden plaatsen. Ook creditcard gegevens en allerlei andere belangrijke info kan je erin kwijt. De betaalde versie is vrij kostbaar, maar de app staat bekend als zeer veilig. Ook synchroniseert het goed tussen al je apparaten.

www.1password.com

Google drive

GoogleHet delen van files doe ik tegenwoordig bij voorkeur via Google drive. Het samenwerken aan documenten vanaf verschillende locaties vind ik echt ideaal. Door te synchroniseren met een lokale drive op je computer heb je ook de bestanden als je niet online bent. Dit werkt overigens alleen voor de bestanden die niet in het google-formaat zijn opgeslagen.

www.drive.google.com

Dropbox

DropboxVoordat ik Google drive gebruikte werkte ik veel met Dropbox. Ook een plek in the cloud waar je bestanden kan plaatsen en de mappen kan je vervolgens met anderen delen. Als je met meerdere computers wilt synchroniseren dan gaat het niet altijd goed. Ik heb diverse problemen ondervonden bij het werken in teams met dropbox. Je kan bij dropbox niet samen tegelijkertijd aan een document werken zoals dat bij Google-drive kan. Maar voor een backup van je eigen bestanden is het een prima optie. En ook bij 1-op-1 delen van documenten werkt het goed.

www.dropbox.com

Wetransfer

WetransferHet versturen van grote bestanden (groter dan 10 MB) verstuur ik via www.wetransfer.com. Terwijl je de bestanden uploadt krijg je mooie foto’s te zien en tegenwoordig ook wel reclame, maar daar hoef je natuurlijk niet per se naar te kijken. De ontvanger krijgt een mail en kan het bestand op een gewenst moment downloaden. En je ontvangt een mailtje als je bestanden door de ander zijn gedownload. Ik heb er niets op aan te merken.

www.wetransfer.com

Reeleezee boekhouden

ReeleezeeAls niet boekhouder is het bijhouden van mijn eigen boekhouding in Reeleezee goed te doen en stiekem vind ik het zelfs leuk. Je koppelt je bankrekening aan het online boekhoudpakket en je transacties worden automatisch binnengehaald. Je hoeft dus alleen de bonnen te bewaren en die op de juiste post te boeken. Je kan ook facturen en offertes maken en direct je btw-aangifte doen via een koppeling. Reeleezee groeit qua kosten met je onderneming mee. Als je weinig boekingen en facturen hebt dan is het gratis. Kom je boven bepaalde aantallen dan kan je dit per maand bij stellen. Als ik toch een paar minpuntjes moet noemen: instellen van lay-outs van je facturen en offertes is niet zo flexibel als ik zou willen. Als je niet te kritisch bent dan is dit geen groot probleem. Reeleezee werkt niet met Chrome, ipad en iphone. Ik gebruik het op mijn laptop met Safari en dat gaat prima. Het overzicht dat ik krijg op mijn financiën vind ik ideaal.

www.reeleezee.nl

Coen schrijft mijn uren en kilometers


CoenOm de uren die ik maak makkelijk te verdelen over de verschillende opdrachten heb ik de hulp van Coen ingeschakeld. Hij herinnert me op mijn iphone iedere dag om half zeven (instelbaar) dat ik mijn uren kan invullen. Hij onthoudt mijn klanten, projecten, uren en ritten. Aan het einde van de maand vraagt ie of hij me de rapportage zal mailen. Deze kan ik vervolgens openen in excel. Ik ben blij met Coen en hij hoeft er niets voor terug te krijgen.

www.coenapps.com/nl/

Highrise – contacten en acquisitie


Highrise
Hoe houd je nu de acquisitie bij? Met wie heb je wanneer waarover gesproken? Hiervoor ben ik Highrise gaan gebruiken. Ik ben er momenteel minder actief mee bezig, dus misschien is dit een slecht teken? Het is gratis tot een x-aantal contacten. Daarna is het niet goedkoop. Als je een beetje creatief omgaat met de meest relevante contacten dan kan je er wel plezier van hebben.

https://highrisehq.com/

Aviary – foto’s bewerken

Voor als je een makkelijk alternatief zoekt voor photoshop om de basisbewerking van foto’s te doen dan is Aviary niet verkeerd. Voorheen was het ook beschikbaar als webversie nu als app op je mobiel en als onderdeel van andere programma’s, zoals bijvoorbeeld Mailchimp. Hiermee kan je eenvoudig je foto’s bewerken, croppen, tekst toevoegen, kleur bewerken en dergelijke. Mooi gebruiksvriendelijk.

www.aviary.com

Mailchimp – nieuwsbrieven versturen

MailchimpEen leuk en handig programma om mee te werken is Mailchimp. Hiermee kan je nieuwsbrieven versturen. Je maakt ze makkelijk geschikt voor alle apparaten, mobiel, tablet of pc. Je krijgt een mooi overzicht van de statistieken. En Mailchimp heeft humor in de manier waarop ze communiceren. Zolang je geen duizenden mails wil versturen is het gratis. Het instellen van het juiste template en het ontwerp kan even tijd kosten, maar het is redelijk intuïtief. Ik ben fan.

www.mailchimp.com

Eventbrite – toegangskaarten voor evenement

EventbriteJe kan natuurlijk zelf lijstjes bijhouden van aanmeldinge, afmeldingen, reminders en facturen versturen. Je kan een belangrijk rondom aanmelding van deelnemers regelen via Eventbrite. Het integreert goed met andere websites. Het geld komt 5 dagen na het evenement op je rekening. De toeslag is zo’n 10% en dit kan voor evenementen met een hoge toegangsprijs dus redelijk oplopen, maar het voordeel is dat je goed overzicht hebt en allerlei dingen automatisch gaan. Je hebt er dus minder werk aan. Ik zie wel wat verbeterpunten, maar over het algemeen ben ik ook hierbij een tevreden gebruiker.

www.eventbrite.nl

TinyScan – facturen digitaal maken

Ik doe mijn boekhouding online en dan wil ik ook graag de facturen die ik ontvang digitaal maken en als PDF opslaan. De snelste manier als je geen handige printer hebt die dat kan is de app ‘TinyScan’, zowel voor iPad als iPhone beschikbaar. Je legt je factuur voor je neus, maakt een foto, geeft de juiste naam en mailt het als PDF naar jezelf. De gratis versie is voor mij prima. Bij grote aantallen facturen zijn er snellere manieren te bedenken.

Datumprikker – afspraken maken

datumprikkerJe wilt met een groep een afspraak plannen? Stuur een datumprikker.nl uit en je krijgt een overzicht van wie wanneer wel, niet of misschien kan met eventuele opmerkingen. Een genodigde hoeft geen account aan te maken bij datumprikker om het te gebruiken en kan via een link in de mail vrij eenvoudig de beschikbaarheid van data aangeven. Een betaalde versie kost zo’n 25 euro per jaar en geeft je enkele extra opties. Datumprikker werkt handiger dan de google agenda. Hierbij moeten mensen namelijk wel een google-account hebben voor optimaal gebruik. Bij datumprikker is het overizchtelijker wie wel en niet gereageerd heeft. Je kan ook makkelijk een reminder sturen aan degenen die nog niet gereageerd hebben.

 www.datumprikker.nl

Toekomstige tools?

Een groot aantal van bovenstaande tools kende ik een jaar geleden nog niet. Ik verwacht dan ook dat ik het komende jaar weer vele nieuwe tools zal ontdekken die mijn werk makkelijker maken. Ken je nog een handige tool? Deel hem en ik ga het uitproberen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *